Logiciel de réservation de salles
Dans la plupart des pépinières d'entreprises, réserver une salle veut dire envoyer un mail à l'animatrice, ou passer la tête par la porte de son bureau. Elle ouvre un tableur, vérifie, répond. Trente fois par semaine.
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Synintra remplace ce circuit : vos résidents réservent eux-mêmes, en ligne, dans les règles que vous avez posées. C'est la première chose que nos clients mettent en service, et pour beaucoup c'est le seul usage pendant des mois.
Les règles se posent une fois, par salle
Chaque salle a ses propres contraintes, et elles ne se ressemblent pas. Une salle de réunion de huit places ne se gère pas comme un amphithéâtre. Vous définissez, salle par salle :
- les horaires et les jours d'ouverture ;
- la durée du créneau réservable ;
- des quotas d'heures par jour, par semaine et par mois ;
- les équipements présents (visioconférence, paperboard, écran) ;
- les services que vous proposez autour (café, accueil, mise en place) ;
- l'étage et la localisation, pour que personne ne cherche.
Ces quotas se comptent par société hébergée, pas par personne : trois salariés d'une même société partagent le même compteur. Vous pouvez poser un plafond sur une salle, un plafond global sur l'ensemble de vos salles, et accorder une dérogation à une société en particulier. C'est la contrainte la plus serrée qui s'applique.
Une fois posées, ces règles travaillent à votre place. Un résident ne peut pas réserver hors créneau, dépasser le quota de sa société, ni poser une réservation qui en chevauche une autre.
Vous gardez la main, ou vous la lâchez
Deux modes coexistent, salle par salle.
En confirmation automatique, la réservation est acquise dès la demande. C'est le mode qui libère le plus de temps, et celui que nous recommandons pour les salles courantes.
En validation manuelle, la demande arrive chez vous et attend votre accord. Vous fixez un délai de confirmation au-delà duquel une demande sans réponse n'immobilise plus la salle. C'est le mode qui convient aux espaces rares, à l'amphithéâtre, à tout ce que vous préférez valider avant d'accorder.
Les rappels partent tout seuls
Une salle réservée et jamais occupée est une salle perdue. Synintra envoie des rappels automatiques avant chaque créneau, avec des délais que vous choisissez pour chaque salle. Le résident reçoit son rappel, annule s'il ne vient pas, et la salle se libère.
Une réservation qui raisonne en sociétés
C'est la différence de fond avec un outil de réservation généraliste, conçu pour des salariés d'une même entreprise.
Synintra raisonne en sociétés hébergées. Chaque réservation appartient à une société, avec ses membres. Vous voyez le volume de réservations par salle, et le classement des sociétés qui consomment le plus vos espaces. Au moment du bilan annuel devant votre collectivité, cette maille change tout.
Plusieurs sites, et des salles partagées
Si vous animez plusieurs établissements, chacun a sa plateforme, son sous-domaine et ses salles. Vous pouvez aussi constituer des groupes de partage : des établissements qui s'ouvrent mutuellement l'accès à certaines de leurs salles, sans partager le reste de leurs données.
Ce que nous ne faisons pas
Autant le dire ici. Nous n'avons pas de plan d'étage interactif sur lequel on clique une place : Skedda et Archie le font mieux. Nous ne pilotons aucun contrôle d'accès physique, badge ou serrure connectée. Et nous ne facturons pas vos dépassements d'heures : les quotas bloquent, ils n'éditent pas de note.
Le prix
79 € HT par mois et par établissement, quel que soit le nombre de personnes hébergées, avec un essai gratuit de 15 jours sans carte bancaire. La réservation de salles n'est pas un module facturé à part : tout le reste de la plateforme est compris dans ce prix.
Le détail est sur la page tarifs.
Questions fréquentes
Nos résidents doivent-ils installer une application ?
Non. La plateforme s'utilise depuis un navigateur, sur téléphone comme sur ordinateur. Vos résidents reçoivent un lien d'invitation par mail et réservent.
Combien de temps pour mettre nos salles en ligne ?
Comptez trente minutes pour créer vos salles et leurs règles, sans formation ni démonstration préalable. L'invitation de vos résidents se fait en collant une liste d'adresses, même mal formatée : Synintra en extrait les emails et n'invite jamais deux fois la même personne.
Peut-on empêcher une société de monopoliser une salle ?
Oui, c'est l'objet des quotas d'heures par jour, par semaine et par mois. Ils s'appliquent salle par salle.
Que se passe-t-il si personne ne valide une demande ?
Sur une salle en validation manuelle, vous fixez un délai de confirmation. Passé ce délai, la demande cesse d'immobiliser le créneau, qui redevient réservable.
Peut-on réserver une salle d'une autre pépinière ?
Oui, si les deux établissements appartiennent au même groupe de partage. C'est vous qui en décidez.
Pour le reste de la plateforme, lisez la page logiciel de gestion de pépinière d'entreprises. Pour nous situer face à Skedda, Tydeck ou Spacebring, nous avons publié un comparatif.